Comment rendre efficace une gestion du travail décentralisée ?

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Work about work, burn out, télétravail… La crise sanitaire a apporté son lot de changement dans le monde de l’entreprise. Voici quelques conseils pour réconcilier vos employés avec une gestion du travail décentralisée.

Avec la crise de COVID-19, le monde du travail a été bouleversé par de nouveaux changements, qui se sont manifestés dans la transformation de certaines pratiques de travail. Alors que l’entreprise doit se réinventer pour adapter leur exigences, les employés peuvent, dans l’ombre du télétravail, se sentir déconnectés de leurs équipes.

Alors que le télétravail a prouvé être bénéfique en termes de productivité, d’équilibre vie professionnelle/personnelle et de flexibilité géographique, une activité professionnelle décentralisée nécessite un cadre de travail structuré. A l’ère du capitalisme cognitif, comment lever les inquiétudes des employés et garantir une productivité au sein de l’entreprise ?

Contourner le work about work et diminuer le travail en double

Tout d’abord, un travail décentralisé peut être un élément déclencheur d’une communication asynchrone, qui s’explique par l’éparpillement géographique des employés. Pour éviter le “work about work”, ces activités d’entreprises qui empêchent de réellement se concentrer sur le travail “qui compte”, les entreprises doivent éclaircir les rôles de chacun et les raisons d’être de chaque équipe.

Ainsi, l’Anatomie du travail, une enquête menée à ce sujet par Asana en 2021, rapporte que, en moyenne, les travailleurs français consacrent près de 66 % de leur temps sur des tâches de coordination, plutôt que sur un travail effectif et qualifié.

Outre le work about work, les employés souffrent également du travail en double. En effet, en 2021, 13 % de leur temps en entreprise est investi à gérer le travail en double contre 10 % en 2020, soit 236 heures de travail.

De nouvelles relations de travail s’imposent ainsi afin d’éviter le work about work et le travail en double, qui peuvent être expliquées, en partie, par la perte de qualité des échanges.

Le paradoxe d’efficacité

L’opacité des activités et des communications est un symptôme de l’éparpillement géographique des employés, inhérente à l’ère de la COVID-19. Ainsi, pour contrer les effets d’une communication asynchrone, les nouvelles technologies viennent à la rescousse d’un monde du travail décentralisé. À cet effet, les applications comme Slack, ou encore les suites Google, viennent décloisonner les espaces de travail et permettent de contourner les sensations d’isolation et de confusion.

Pourtant, un trop-plein d’applications peut aussi engendrer de l’inefficacité au sein des équipes. Selon l’Anatomie du travail d’Asana, 27 % des employés affirment que le mouvement alternatif entre les différentes applications leur fait perdre du temps et plus d’un quart d’entre eux déclarent que cette surabondance de plateformes leur fait perdre en productivité. 

En somme, plus de nombreuses applications sont utilisées, plus il y a de risques de travail en double. Il s’agit donc, pour les entreprises, de trouver des outils de communication et de gestion du travail propres au télétravail, afin d’intégrer au mieux cette pratique dans la collectivité de travail.

Gérer le Burn Out

Au-delà de l’épisode pandémique, il s’agira aussi pour les entreprises de prendre en compte, dès maintenant, le bien-être de leurs employés dans ce processus de travail décentralisé.

Alors qu’en 2016, la mission parlementaire sur « l’épuisement professionnel » rapportait 490 000 cas d’épuisement professionnel par an, selon l’association française Vaincre le Burn Out, le coût sociétal du burn out en France représenterait 3 milliards d’euros annuel. 

Pour pallier les effets du surmenage, il convient de mettre en place des plateformes de gestion de travail centralisées. Celles-ci peuvent regrouper les rôles de chacun, les tâches quotidiennes, les différentes étapes de projets mais aussi les initiatives stratégiques pluridisciplinaires.

Pour une coordination performante, les plateformes de gestion du travail se doivent ainsi d’être transparentes et dynamiques, afin de connecter stratégie et exécution.

Par ailleurs, autre ressource pour lutter contre l’épuisement professionnel : le modèle demande-contrôle-soutien. Celle-ci consiste en trois mesures distinctes :

  • La réduction de la demande psychologique : en repensant les échelons des rôles de chacun par exemple;
  • L’augmentation du champ de décision personnelle : en terme d’horaires et de flexibilité;
  • L’amélioration du soutien social : en mettant en place un service de garde d’enfants ou des temps de discussions extra professionnels.

Vous l’avez compris, le work about work est nocif dans un cadre de travail de plus en plus décentralisé. De plus, les dysfonctionnements en termes de communication et le surplus de plateformes au sein des équipes affectent leur résilience et les rendements de travail.

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